Báo cáo tuần là bản tóm tắt thông tin đầy đủ về tuần làm việc của một cá nhân, phòng ban hay công ty trong một tuần. Báo cáo tuần thông thường bao gồm các công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành và các kế hoạch sắp tới.
Bằng cách thực hiện báo cáo tuần, bạn có thể cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các kế hoạch, nhiệm vụ và kết quả trong quá khứ, hiện tại và tương lai cần phải giải quyết.
Một số các thông tin và hướng dẫn sau đây có thể giúp bạn tạo ra một bản báo cáo tuần hiệu quả và tránh được những lỗi thường gặp. Ngoài ra bạn còn có thể đăng ký tại website để nhận được các mẫu báo cáo tuần miễn phí.
Cách viết báo cáo tuần hiệu quả
Để viết một báo cáo hàng tuần hiệu quả, bạn cần biết mục đích, hiểu rõ vai trò của mình và quyết định hình thức tốt nhất để giới thiệu các hoạt động của mình. Khi tạo báo cáo hàng tuần, hãy trình bày ngắn gọn, sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tập trung vào kết quả của các hoạt động.
1. Thiết lập mục đích báo cáo hàng tuần của bạn
Điều đầu tiên cần làm là phác thảo các mục tiêu của báo cáo trước khi bạn bắt đầu làm việc. Đây là phần bạn quyết định nội dung nào sẽ được đưa vào báo cáo tuần của mình.
Mục tiêu chung là:
Thông báo cho quản lý, các bên liên quan, chủ dự án hoặc bất kỳ ai là độc giả của bạn rằng dự án hiện tại đang đi đúng hướng và hoạt động trong ngân sách đã đặt ra.
Chia sẻ những kết quả đạt được, vấn đề và thách thức trong tuần cùng với mục tiêu và hoạt động trong tuần tới.
Cung cấp thông tin cập nhật liên quan đến tiến độ, lịch trình, nguồn lực, phạm vi và sản phẩm bàn giao.
Các mục đích khác có thể bao gồm báo cáo KPI hàng tuần, báo cáo trạng thái dự án hoặc báo cáo lợi nhuận.
2. Biết vai trò của bạn.
Một điều khác cần làm là đảm bảo bạn hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của mình. Việc này giúp bạn tổng hợp và báo cáo đúng nội dung phạm vi công việc. Người quản lý, người đọc báo cáo sẽ quan sát và đánh giá được đúng năng lực của bạn.
3. Xây dựng bố cục báo cáo hàng tuần của bạn.
Bố cục của báo cáo tuần phụ thuộc vào mục tiêu trình bày và vị trí công việc của bạn. Một báo cáo tuần thông thường sẽ có các nội dung chính sau đây:
Tiêu đề:
Bạn nên có sự thống nhất đặt tên cho Báo cáo của mình để người nhận có thể phân biệt được báo cáo của bạn và những người khác. Bạn có thể tham khảo một số tiêu đề sau:
Gửi báo cáo cho bộ phận: Bộ phận………._Báo cáo tuần_Ngày…./..../....
Gứi báo cáo cho cá nhân: Bộ phận…......_Tên nhân viên_Báo cáo tuần_Ngày……/..../....
Gửi báo cáo dự án cho khách hàng: Dự án…..._Tên công ty_Báo cáo tuần_Ngày…./..../...
Lưu ý điền ngày báo cáo, mục đích để lưu trữ hồ sơ và thể hiện đúng thông tin tại thời điểm báo cáo.
Bản tóm tắt ngắn gọn:
Bản tóm tắt thể hiện điểm nổi bật nhất trong nội dung công việc của bạn, thành tích hoặc nhiệm vụ quan trọng trong tuần, kết quả nổi bật, kế hoạch cho tuần tới. Bạn nên tóm tắt từ 2-3 dòng để người đọc nắm được nội dung chính của báo cáo.
Kết quả
Đừng quên nêu bật sự tiến bộ và những mục tiêu đạt được. Về vấn đề này, tốt nhất bạn nên thảo luận trước về các số liệu với người mà bạn báo cáo, bạn sẽ biết cách giải thích sự tiến bộ của mình.
4. Sử dụng 3 đặc điểm viết chính này cho báo cáo hàng tuần.
Ngắn gọn: Hãy ngắn gọn và chia sẻ thông tin cập nhật hàng tuần của bạn bằng ít từ nhất có thể
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh dùng biệt ngữ: Không sử dụng các thuật ngữ, biệt ngữ, để theo dõi hành động của bạn. Chỉ sử dụng các từ ngữ kỹ thuật bắt buộc để thể hiện đúng nội dung cần báo cáo.
Viết hướng đến người đọc: Trình bày kết quả theo cách dễ hiểu, dễ nhìn thấy và dễ đánh giá nhất có thể. Hãy đặt mình vào vị trí của người đọc báo cáo, người không làm công việc chuyên môn của bạn cũng có thể đọc hiểu được.
5. Một số mẫu tham khảo
Comments